Een risico is geen probleem dat moet worden geregistreerd, maar een onzekerheid die inzicht geeft in waar een project kwetsbaar is. Door risico’s scherp te formuleren en in relatie tot de projectdoelstellingen, ontstaat de mogelijkheid om vooruit te kijken, betere besluiten te nemen en verrassingen te voorkomen.
Een professioneel projectrisico gaat niet over werkzaamheden, problemen of aandachtspunten, maar over onzekerheden die invloed kunnen hebben op het behalen van projectdoelstellingen. In de praktijk worden risico’s vaak verkeerd geformuleerd, bijvoorbeeld als “vergunningverlening”, “capaciteitsproblemen” of “extra onderzoek nodig”. Dit zijn echter geen risico’s, maar oorzaken, activiteiten of mogelijke beheersmaatregelen.
Een goed gedefinieerd projectrisico bevat vijf essentiële elementen:
- De aanleiding(en) – de omstandigheden waardoor de gebeurtenis van het risico kan optreden.
- De gebeurtenis – de onzekere situatie die mogelijk optreedt.
- De gevolgen – de impact wanneer de gebeurtenis werkelijkheid wordt.
- De waarschijnlijkheid – de kans dat de gebeurtenis optreedt.
- De relatie met de doelstellingen – waarom het risico relevant is voor het succes van het project.
De als-dan-waardoor structuur helpt om deze elementen samen te brengen:
“Als [aanleiding(en)], dan [gebeurtenis], waardoor [gevolg(en), en (effect op doelstellingen)].”
Deze manier van formuleren maakt risico’s concreet, begrijpelijk en bestuurbaar. Het helpt projectteams en opdrachtgevers om niet alleen te zien dát er een risico is, maar ook waarom het belangrijk is, welke keuzes nodig zijn, en welke maatregelen effectief zijn.
Goed geformuleerde risico’s vormen daarmee de basis voor risicogestuurd projectmanagement. Ze ondersteunen betere besluitvorming, zorgen voor gerichte beheersmaatregelen, en maken het mogelijk om eerder in te grijpen voordat onzekerheden daadwerkelijk leiden tot problemen.
Risico’s zijn meer dan mogelijke problemen
In veel projecten wordt gesproken over risico’s, maar in de praktijk blijkt dat risico’s vaak worden verward met problemen, oorzaken, beheersmaatregelen of werkzaamheden. Een risico wordt dan bijvoorbeeld beschreven als:
- “Vergunningverlening loopt vertraging op.”
- “Capaciteit van de aannemer is onvoldoende.”
- “Afstemming met stakeholders moet beter.”
- “Er moet extra onderzoek worden uitgevoerd.”
Hoewel deze onderwerpen relevant kunnen zijn voor een project, zijn het nog geen goed geformuleerde risico’s. Ze beschrijven vaak een activiteit, een constatering of een mogelijke oorzaak, maar maken onvoldoende duidelijk wat er onzeker is, waarom dit onzeker is, wat de impact kan zijn en waarom dit belangrijk is voor het project.
Een professioneel geformuleerd projectrisico maakt onzekerheid expliciet en koppelt deze direct aan de projectdoelstellingen. Daarmee wordt risicomanagement geen administratieve verplichting, maar een instrument om betere keuzes te maken.
Wat is een projectrisico?
Een projectrisico is een onzekere toekomstige gebeurtenis die, als deze optreedt, een positief of negatief effect kan hebben op het bereiken van de projectdoelstellingen.
Deze definitie bevat een aantal belangrijke elementen:
- Er is sprake van onzekerheid: het is niet zeker dat het gebeurt.
- Er is een gebeurtenis die mogelijk optreedt.
- Die gebeurtenis heeft gevolgen.
- De gevolgen raken één of meerdere projectdoelstellingen.
- Er is een kans dat het risico optreedt.
Een risico gaat dus niet over wat het project moet doen, maar over wat het project kan overkomen en wat daarvan de consequenties zijn.
De vijf elementen van een goed geformuleerd risico
Een volwassen risicoformulering bevat vijf samenhangende elementen:
1. De aanleiding of aanleidingen: waarom kan dit gebeuren?
De aanleiding beschrijft de omstandigheden die de kans vergroten dat een risico optreedt. Het zijn de factoren die het risico veroorzaken of beïnvloeden.
Voorbeelden:
- Een nieuwe techniek wordt voor het eerst toegepast.
- De bodemgesteldheid is onvoldoende onderzocht.
- Er zijn meerdere bevoegde gezagen betrokken.
- De marktcapaciteit voor gespecialiseerde aannemers is beperkt.
- De afhankelijkheid van externe leveranciers is groot.
Een duidelijk beschreven aanleiding geeft antwoord op de vraag “Waarom bestaat deze onzekerheid?” Een risico zonder aanleiding is moeilijk te begrijpen en daardoor lastig te beheersen.
2. De gebeurtenis: wat kan er gebeuren?
De gebeurtenis is de kern van het risico. Het beschrijft de onzekere situatie die mogelijk optreedt. Belangrijk hierbij:
- De gebeurtenis is geen oorzaak.
- De gebeurtenis is geen gevolg.
- De gebeurtenis is geen maatregel.
De gebeurtenis moet een duidelijke ja/nee-vraag kunnen beantwoorden: “Treedt deze situatie wel of niet op?”
3. Het gevolg: wat gebeurt er als het risico optreedt?
Een risico krijgt pas betekenis wanneer duidelijk wordt wat de impact is. Voorbeelden:
- De start van de uitvoering verschuift.
- De investeringskosten nemen toe.
- De beschikbare capaciteit wordt overschreden.
- De kwaliteit van het eindresultaat voldoet niet aan de eisen.
- De leveringszekerheid komt onder druk te staan.
Een veelgemaakte fout is om het gevolg te formuleren als een nieuwe gebeurtenis. Een goed geformuleerd gevolg maakt duidelijk wat de impact betekent voor het project.
4. De waarschijnlijkheid: hoe waarschijnlijk is het dat dit gebeurt?
Een risico is per definitie onzeker. Daarom hoort bij ieder risico een inschatting van de kans (de waarschijnlijkheid) dat het optreedt. De kans is geen eigenschap van het risico zelf, maar een inschatting op basis van beschikbare informatie.
De vraag die hierbij hoort: “Hoe waarschijnlijk achten wij het dat deze gebeurtenis werkelijkheid wordt?”
5. De link met de doelstellingen: waarom doet dit ertoe?
Een risico bestaat niet los van de ambitie en doelstellingen van het project. Dezelfde gebeurtenis kan in het ene project een groot risico zijn en in een ander project nauwelijks relevant.
Voorbeeld van een gebeurtenis: “De levering van een kritische installatiecomponent vertraagt.”
Bij een regulier project kan dit vooral een planningsrisico zijn. Bij een project waarbij een nieuwe drinkwatertransportleiding vóór een bepaalde datum operationeel moet zijn, kan dit betekenen:
- Niet voldoen aan de leveringsplicht;
- Onvoldoende beschikbaarheid tijdens piekbelasting;
- Reputatieschade richting omgeving en toezichthouders.
De koppeling met doelstellingen maakt duidelijk: “Waarom moeten wij dit risico actief beheersen?”
De als-dan-waardoor structuur: de standaard voor een goede risicoformulering
De meest effectieve manier om risico’s te formuleren is volgens de als-dan-waardoor structuur:
“ALS [beschrijf de aanleiding(en)], DAN [beschrijf de gebeurtenis], WAARDOOR [beschrijf de gevolgen en het effect op de projectdoelstellingen]”
Deze structuur brengt automatisch de vijf risico-elementen samen.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: infrastructuurproject
Minder goede formulering: “Vertraging door vergunningen.”
Dit is geen goede formulering omdat:
- Er is geen aanleiding beschreven.
- Er is geen concrete gebeurtenis benoemt.
- Er zijn een gevolgen benoemt.
- Er is geen relatie met doelstellingen beschreven.
Een goed geformuleerd risico ziet er dan zo uit:
“Als de benodigde vergunningen door aanvullende eisen van bevoegde gezagen later worden verleend dan gepland, dan kan dat de start van de uitvoering vertragen, waardoor de doelstelling om de nieuwe infrastructuur binnen de afgesproken termijn beschikbaar te stellen mogelijk niet wordt gerealiseerd.”
Elementen:
| Risico-element | Inhoud |
| Aanleiding | Aanvullende eisen bevoegde gezagen |
| Gebeurtenis | Vergunningen worden later verleend |
| Gevolg | Start uitvoering vertraagt |
| Kans | (Bijvoorbeeld) Gemiddeld |
| Doelstelling | Tijdige beschikbaarheid infrastructuur |
Voorbeeld 2: technische innovatie
Goed geformuleerd risico:
“Als de nieuwe technische oplossing onvoldoende bewezen blijkt in de praktijk, dan voldoet de oplossing niet aan de eisen, waardoor de doelstelling om binnen het beschikbare budget en de geplande opleverdatum een betrouwbare installatie te realiseren mogelijk niet wordt gehaald.”
Voorbeeld 3: samenwerking in complexe projecten
Goed geformuleerd risico:
“Als verantwoordelijkheden tussen meerdere samenwerkingspartners onvoldoende duidelijk zijn vastgelegd, dan kan het voorkomen dat besluiten later worden genomen dan afgesproken en kunnen werkzaamheden onvoldoende op elkaar aansluiten, waardoor de doelstelling om het project efficiënt en zonder significante meerkosten uit te voeren mogelijk niet wordt gerealiseerd.”
Van risicoregister naar risicogestuurd sturen
Een goed geformuleerd risico heeft meerdere voordelen:
1. Betere besluitvorming
Het management ziet niet alleen dát er een risico is, maar begrijpt:
- Waarom het bestaat;
- Wat de impact kan zijn;
- Welke doelstellingen worden geraakt.
2. Betere beheersmaatregelen
Wanneer oorzaak, gebeurtenis en gevolg duidelijk zijn, kunnen maatregelen gericht worden gekozen:
- Oorzaakgericht: voorkomen dat het risico ontstaat;
- Gebeurtenisgericht: verkleinen van de kans;
- Gevolggericht: beperken van de impact.
3. Betere communicatie
Een goed risico vertelt een compleet verhaal. Het voorkomt discussies over definities en zorgt dat projectteams, opdrachtgevers en stakeholders hetzelfde beeld hebben.
Conclusie: een risico is pas waardevol als het helpt sturen
Een projectrisico is geen actiepunt, geen probleem en geen onzeker detail uit de planning. Een projectrisico is een gestructureerde beschrijving van een mogelijke toekomstige gebeurtenis die het behalen van projectdoelstellingen kan beïnvloeden. De kwaliteit van risicomanagement begint daarom niet bij het louter vúllen van een risicoregister, maar bij het formuleren van risico’s die betekenis hebben.
De als-dan-waardoor structuur helpt om risico’s volledig en eenduidig te beschrijven.
Pas wanneer risico’s op deze manier worden geformuleerd, ontstaat de basis voor professioneel risicogestuurd projectmanagement.
Aanvullend
In het artikel “Niet alles is een projectrisico” is beschreven waarom effectief projectrisicomanagement begint niet alleen met goed geformuleerde projectdoelstellingen, maar ook met een scherp onderscheid tussen wat wél géén projectrisico is. Klik hier voor dat artikel.
In het artikel “Help, m’n bouwkuip loopt vol met water” is beschreven waarom die situatie niet als risico benoemd kan worden. Klik hier voor dat artikel.
In het artikel “ISO31000 en ISO21502: wanneer zijn dagelijkse werkzaamheden onderdeel van risicomanagement?” wordt beschreven dat veel organisaties, en met name projecten worstelen met dezelfde vraag tijdens risico-identificaties: “Wanneer hoort iets in het risicoregister en wanneer is het gewoon onderdeel van de dagelijkse project- of bedrijfsvoering?” Het antwoord blijkt verrassend eenvoudig wanneer de uitgangspunten van ISO31000 en ISO21502 consequent worden toegepast. Klik hier voor dat artikel.