In de wereld van organisatiebeheer is de “Iceberg of Ignorance” een krachtige metafoor die niet alleen hiaten in communicatie en probleemoplossing blootlegt, maar ook cruciaal is voor effectieve risicobeheersing. Dit concept, geïntroduceerd door consultant Sidney Yoshida in 1989, benadrukt hoe de meeste problemen en risico’s binnen een organisatie verborgen blijven voor het senior management. Het gebrek aan zichtbaarheid op deze risico’s kan ernstige gevolgen hebben voor de continuïteit en prestaties van een organisatie.
Wat is de “Iceberg of Ignorance”?
De “Iceberg of Ignorance” beschrijft het fenomeen waarbij slechts een klein percentage van de problemen binnen een organisatie zichtbaar is voor de top van het management. Volgens Yoshida’s onderzoek is slechts 4% van de problemen bekend bij senior leiders, 9% bij middenmanagement, en 74% bij supervisors, terwijl medewerkers op de werkvloer inzicht hebben in 100% van de problemen. Dit benadrukt hoe essentiële informatie vaak verloren gaat naarmate deze naar hogere niveaus in de organisatie beweegt.
De rol van de “Iceberg of Ignorance” in risicobeheersing
In het kader van risicobeheersing vormt de “Iceberg of Ignorance” een groot probleem. Risico’s die verborgen blijven, kunnen escaleren en ernstige schade veroorzaken voordat ze worden herkend. Belangrijke manieren waarop de “Iceberg of Ignorance” tot uiting komt in risicobeheersing zijn:
- Onvoldoende inzicht in operationele onzekerheden en risico’s: Frontline medewerkers, of projectleden, hebben vaak het meeste inzicht in operationele onzekerheden en risico’s, zoals inefficiënties, kwaliteitsproblemen of veiligheidsrisico’s. Als deze signalen niet worden doorgegeven, blijven deze risico’s onopgemerkt.
- Strategische blinde vlekken: Senior management richt zich vaak op strategische doelen en mist daardoor signalen van de werkvloer die van invloed kunnen zijn op langetermijndoelen.
- Trage reactietijd: Wanneer risico’s pas zichtbaar worden na escalatie, is er minder tijd om doeltreffende maatregelen te nemen. Dit vergroot de impact en kosten van risico’s.
- Cognitieve vertekening: Hiërarchische barrières en een gebrek aan open communicatie zorgen ervoor dat onzekerheden en risico’s worden onderschat of verkeerd begrepen door het management.
Oorzaken van de “Iceberg of Ignorance” in risicobeheersing
Verschillende factoren dragen bij aan de kloof in risicobeheersing:
- Gebrek aan open cultuur: Medewerkers voelen zich niet vrij om risico’s en problemen aan te kaarten.
- Hiërarchische structuren: Informatie wordt gefilterd en vervormd terwijl het naar boven stroomt. Denk hierbij ook aan “leemlagen” die ervoor zorgen dat informatie blijft steken.
- Gebrek aan training: Managers missen vaak de vaardigheden om signalen van risico’s te herkennen en effectief door te communiceren.
- Angst voor repressie: Werknemers vermijden het delen van slecht nieuws uit angst voor negatieve gevolgen, of persoonlijke drijfveren in relatie tot aanzien of promotiekansen.
Het doorbreken van de “Iceberg of Ignorance” in risicobeheersing
Om de “Iceberg of Ignorance” te doorbreken, moeten organisaties proactief werken aan het verbeteren van communicatie, transparantie en eenvoudige processen om risico’s bespreekbaar te maken. Effectieve strategieën zijn onder andere:
- Creëer een open cultuur: Zorg voor een werkomgeving waarin medewerkers zich veilig voelen om onduidelijkheden, onzekerheden, risico’s en problemen te delen. Dit kan door anonieme meldsystemen, regelmatige gesprekken waarin onzekerheden en risico’s centraal staan.
- Implementeer heldere communicatiekanalen: Zorg ervoor dat informatie vrij kan stromen tussen verschillende niveaus binnen de organisatie, zonder dat het wordt gefilterd of verdraaid.
- Betrek iedereen bij risicoanalyses: Medewerkers op de werkvloer hebben waardevolle inzichten. Betrek hen bij het identificeren van onzekerheden en risico’s, en het evalueren van risico’s om zorgen weg te nemen en vertrouwen te wekken.
- Opleiding en bewustwording: Train managers en medewerkers in het herkennen en communiceren van onzekerheden en risico’s. Dit versterkt niet alleen de communicatie, maar ook het risicobewustzijn.
- Gebruik technologische middelen: Moderne gereedschappen om risicobeheersing te ondersteunen kunnen helpen om risico’s te monitoren, analyseren en rapporteren, waardoor management beter inzicht krijgt in de stand van zaken, besluiten kan nemen, en kan (bij-)sturen.
Een nuancering is op z’n plaats
Wanneer wij spreken over een “risico” dienen wij het onderscheid te maken tussen wat wij er in het dagelijks spraakgebruik mee bedoelen, en de situaties waarin “een onverwachte toekomstige gebeurtenis een effect kan hebben op doelstellingen”. Het laatste sluit aan bij de algemeen aanvaarde formele definitie van een risico. Maar al te vaak worden alle situaties waar onzekerheid bestaat, of onduidelijk is wat er gedaan moet worden, als risico bestempeld, en opgenomen in risico registers. Waarmee de schijn wordt gewekt dat wij weten wat er kan gaan gebeuren en wat er aan beheersing moet plaatsvinden, en om zekerheid te creëren over de toekomst. Dat is echter een utopie.
Risicobeheersing is geen wetenschap, en niemand heeft een glazen bol; het blijft “omgaan met onzekerheid”. Dat neemt niet weg wat er hiervoor in dit artikel is gezegd: management richt zich op een klein deel van bekende risico’s, en op de werkvloer ervaart men de dagelijkse praktijk. Veel van wat er op de werkvloer of in projecten wordt gezien en ervaren, heeft te maken met communicatie en met duidelijkheid van verantwoordelijkheden. Communicatie van doelstellingen, en verantwoordelijkheden van ieders eigen functie of rol. Maar al te vaak leiden onduidelijkheden in één van deze twee, of allebei, tot identificatie van een “risico”. En dat vertroebelt het zicht op en beheersing van de “échte” risico’s: gebeurtenissen die effecten kunnen hebben op doelstellingen.
Conclusie
De “Iceberg of Ignorance” is niet alleen een metafoor voor verborgen problemen, maar ook een waarschuwing voor organisaties over de gevaren van onzichtbare onzekerheden en risico’s. Door transparantie en samenwerking te bevorderen, kunnen organisaties verborgen onzekerheden en risico’s aan het licht brengen en effectiever beheren.
Effectieve risicobeheersing begint bij het doorbreken van de ijsberg – het zichtbaar maken van wat er onder de oppervlakte ligt – en het bouwen van een cultuur waarin elke stem wordt gehoord en elke zorg serieus wordt genomen.